眾所周知，郵件系統(tǒng)是企業(yè)信息化過程中不可或缺的通訊軟件，一般企業(yè)可采取自建、租用、云端部署等多種方案，無論采取哪種方案，使用郵件系統(tǒng)為企業(yè)員工以及外部客戶提供電子郵件通訊服務是其基本功能。近年來，信息化技術的出現(xiàn)，助力企業(yè)郵件管理更為簡潔、高效，也實現(xiàn)了企業(yè)要求的個性化功能等需求。

本文以勤哲Excel服務器為例，簡述該系統(tǒng)在郵件管理中的應用。

一：配置ES的郵件通知的郵件服務器設置

上圖是一個配置樣例，客戶可以配置自己的郵件服務器設置。配置好后，點擊測試按鈕，

彈出“測試成功”代表配置正確，下圖所示

二，應用場景

1、工作流相關節(jié)點的提醒：

工作流相關節(jié)點的郵件提醒包括以上的三種類型：

1）待辦事宜郵件通知

2）到期提醒郵件通知

3）辦理完成郵件通知

現(xiàn)以類型1，“待辦事宜郵件通知”為例，舉例說明

如圖的審批節(jié)點，點擊執(zhí)行權限頁簽，我們看到該節(jié)點的辦理的角色是銷售部長， 因此，我找一個具備銷售部長這個角色的人員，給他的人員屬性里填上他的郵箱。下圖所示：

準備好以上的基本設置后，來填一張訂單模板，流轉到肖部長審核，看看能否收到郵件通知

填報保存以上表單。

如圖，肖部長的郵箱，收到了來自交辦人admin發(fā)來的工作流待辦的提醒。

如果你的智能手機上有你的郵箱的APP，或在騰訊TIM上綁定了你的郵箱，你也會手機上收到郵件提醒，并能打開看到該郵件。

有的客戶說，嗯，有待辦事宜能通過郵件收到提醒。如果是有一項工作，它有完成時限的要求，比如某項工作給某個人去辦理，需要他在3天以內完成，有待辦事項的時候通過以上的功能可以通知到這個人，但他忘了，能不能在到期前某個時間點再提醒下他，以提醒這個人辦理。

這個問題就涉及到了類型2的工作流提醒：即“到期提醒郵件通知”

設置如下：

點擊工作流相關節(jié)點的屬性，點擊【完成時限】頁簽，做如上的設置。

怎么樣，您讀懂了以上的設置嗎？

這不需要模板設計者有編程的知識，你只需要了解自身的業(yè)務邏輯就行。

有的客戶又說，那如果到了期限后這個人還沒有辦理，能不能自動提交？

答案是：也可以！

看上圖的下方有個選項“到期后自動提交，請在有效區(qū)域選項卡中輸入自動提交所需要填充的數(shù)據(jù)項內容。”

這個選項就是用來干這個的。

再看類型3“辦理完成郵件通知”

舉個例子，比如，“訂單”這個模板填報后，工作流到了“銷售經(jīng)理”這個角色進行審核。這個待辦的“審核”節(jié)點是“搶先式”。而銷售經(jīng)理這個角色，可能不止一個人，比如他有兩個或多個人。 那么當這兩個或多個人同時收到了同一個待辦，有一個完成審核任務后，郵件會把完成審核的通知推送到其他銷售經(jīng)理，以提示其他銷售經(jīng)理，不用辦理了，XXX已經(jīng)辦了。

好了，工作流的郵件推送基本上已經(jīng)說完，大家去試一下，就明白了。

需要有一點補充的就是，郵件提醒的內容也是可以自定義的

點擊…進行郵件主題或郵件正文的自定義，不再贅述！

2. 表間公式里的回寫（新建郵件）的應用

還是舉個例子說，假如上圖所示是采購訂單。圖中的E-mail 填寫了供應商的電子郵件地址，客戶想要在填報本公司如上的采購訂單后，直接把該采購訂單通過郵件的附件形式發(fā)給供應商。供應商在收到郵件后，按照訂單進行發(fā)貨。

這就用到了表間公式里“新建郵件”公式的應用。

新建如圖所示的新建郵件表間公式

注意下圖所示的勾選

勾選以上選項。如果不想讓對方看到訂單的某些字段值，可以勾選“在表單附件文件中僅部分字段內容可見”，然后選擇可見的內容，好了，設置好后，我填報一張采購訂單，如下圖：

沒錯，假如我這個E-Mail地址就是供應商的，填報后，保存。為了展示更清楚，我用電腦打開該郵件，展示給大家：

注意，里面的郵件標題和郵件內容都是我自定義的，你也能。

下載郵件附件的excel表格，打開如下：

以此類推，你可以想象更多的場景，結合自身的業(yè)務需求。 比如，客戶購買你的產(chǎn)品，做出庫單后，自動通過郵件通知客戶他要的貨已出庫，該如何設置呢？不妨自己試試看！

3. 自定義查詢里的郵件推送

設置如上圖所示，這個我就不再舉例了。可以放飛我們的想象。

總結

回到題目，我確實覺得ES的郵件推送真是妙不可言，成本低，性價比高。員工生日祝福？郵件推；保險行業(yè)的客戶保險到期了，推；銀行的信用卡還款時間到了，銀行推；要采購了，推；出庫了，要告知客戶，推......，客戶的智慧是無窮的，想到什么就推什么!

最后，把我自己推給您，有任何問題，歡迎進一步溝通！

小結：

勤哲Excel服務器中的信息化技術對郵件管理系統(tǒng)的幫助，取代傳統(tǒng)紙質公文流轉的工作模式，嚴格遵循公文管理制度，實現(xiàn)了全單位電子公文的上傳下達和智能流轉，為企業(yè)打造了靈活可擴展的郵件高效流轉模式，也為電子文檔統(tǒng)一管理奠定了信息化基礎。勤哲Excel服務器實現(xiàn)統(tǒng)一的郵件移動端辦公入口的同時，協(xié)同事項建立、處理、報表、通訊錄等功能，實現(xiàn)跨地域、跨組織、跨業(yè)務的實時數(shù)字化辦公業(yè)務協(xié)同。

免責聲明：市場有風險，選擇需謹慎！此文僅供參考，不作買賣依據(jù)。